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Formation incontournable

Formation : Assistant et secrétaire, le métier

les bonnes pratiques

Assistant et secrétaire, le métier

les bonnes pratiques
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Cette formation vous permettra d'optimiser l'organisation de vos tâches grâce à une gestion efficace de votre temps et de vos priorités, tout en construisant des relations solides avec vos interlocuteurs et votre manager.


Inter
Intra
Sur mesure

Cours pratique en présentiel ou en classe à distance

Réf. ASS
Prix : 1450 € H.T.
  2j - 14h00
Pauses-café et
déjeuners offerts
En option :
Dynamique.Model.Bean_FormationOption
Blended : 240 € HT




Cette formation vous permettra d'optimiser l'organisation de vos tâches grâce à une gestion efficace de votre temps et de vos priorités, tout en construisant des relations solides avec vos interlocuteurs et votre manager.

Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Gérer son temps et organiser ses tâches
  • Mettre en place des méthodes améliorant son efficacité en dépassant ses freins
  • Planifier ses tâches et activités en fonction des priorités liées à sa fonction
  • Maîtriser l'impact qu'ont les interlocuteurs dans son organisation quotidienne
  • Préserver son équilibre pour être plus productif en se préservant du stress
  • Optimiser sa gestion du temps dans un cadre professionnel

Public concerné
Assistants et secrétaires.

Prérequis
Aucune connaissance particulière.

Programme de la formation

Se positionner dans l'organisation

  • La définition de la fonction et ses implications.
  • L'étendue du champ d'action de l'assistant.
  • Comment "manager son manager" ?
  • Être force de proposition.
Travaux pratiques
Cartographie de son positionnement dans l’organisation et de ses missions. Test "Manager son manager". Réflexion collective sur les moyens d’être force de proposition.

Gérer son activité

  • Sa position face au temps : associée, dissociée.
  • Son orientation par rapport au temps : passé, présent, futur.
  • Les messages contraignants.
  • Les lois et les principes de la gestion du temps.
  • Fixer et lister les objectifs.
  • Lister les activités.
  • Déterminer le degré de priorité.
  • Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
  • Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
  • Éviter les tensions contre-productives.
  • Éviter les surcoûts.
Travaux pratiques
Test "Ma gestion du temps". Autodiagnostic des messages contraignants et réflexion collective.

Connaître ses "voleurs" de temps

  • Quels sont ses "voleurs de temps" ?
  • Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
  • Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.
  • La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire "non".
  • Le manque d'organisation.
  • Les réunions mal préparées.
  • L'information incomplète ou en retard.
  • L'absence de classement des informations.
Travaux pratiques
Identification des "voleurs de temps" individuels et recherche de solutions applicables. Mise en situation : la gestion des imprévus et savoir dire "non".

Définir efficacement ses priorités

  • Définir des objectifs.
  • Mettre en place des objectifs SMART.
  • Prendre du recul pour définir l'important.
  • Élaborer la matrice des priorités de son poste.
  • Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
  • Élaborer un plan de journée.
  • Organiser les réunions et manifestations.
  • Maîtriser l'organisation matérielle d'une réunion.
  • Connaître les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
  • Gérer l'agenda de son manager.
  • Concevoir un plan d'action personnalisé : définir un objectif de progrès.
Travaux pratiques
Élaboration d’un objectif SMART. Définition de ses priorités selon la matrice d'Eisenhower pour catégoriser ses tâches selon leur degré d'urgence et d'importance. Construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion.


Option Blended – Présentation des activités digitales

Avant la formation en présentiel - 45 min

  • Identifier les principes-clés de la communication.

Après la formation en présentiel - 2h55

  • Diagnostiquer l’organisation de son travail et de ses priorités.
  • Utiliser les outils pour mieux planifier son travail.
  • Maîtriser les perturbateurs.
  • Prendre conscience des facteurs de perte de temps.
  • Comprendre son manager.
Activités digitales
Serious game, cours interactif, fiche de synthèse.


Modalités pratiques
Travaux pratiques
Approche pratique et participative avec autodiagnostics, exercices d'application, mises en situation, partage d'expériences et analyse en groupe.
Méthodes pédagogiques;
Pédagogie active.

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Parcours certifiants associés
Pour aller plus loin et renforcer votre employabilité, découvrez les parcours certifiants qui contiennent cette formation :

Options
Blended : 240 € HT
Accédez à votre rythme et à distance à un ensemble d’activités digitales à suivre avant la formation pour vous préparer et après pour consolider les connaissances acquises.

Solutions de financement
Pour trouver la meilleure solution de financement adaptée à votre situation : contactez votre conseiller formation.
Il vous aidera à choisir parmi les solutions suivantes :
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.

Avis clients
5 / 5
Les avis clients sont issus des évaluations de fin de formation. La note est calculée à partir de l’ensemble des évaluations datant de moins de 12 mois. Seules celles avec un commentaire textuel sont affichées.
CÉLINE V.
07/12/23
5 / 5

Très intérressant et fluide
ANGÉLIQUE V.
07/12/23
5 / 5

très enrichissant, parfait équilibre entre la théorie et la pratique
CATHERINE B.
02/03/23
5 / 5

Pédagogie alliant théorie et pratique rend la formation vivante et intéressante




Horaires
En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
En classe à distance, la formation démarre à partir de 9h.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.

Dates et lieux
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Classe à distance