(Dernière mise à jour : 20/02/24)
ORSYS se réserve la possibilité de mettre à jour ces conditions générales à tout moment. La dernière version de ces conditions générales est consultable sur le site web www.orsys.com.
1. Présentation et champ d’application :
Les présentes Conditions générales de vente (ci-après les "CGV") s’appliquent à toute commande passée auprès d’une société du Groupe ORSYS (ci-après "ORSYS"), par une personne physique ou morale agissant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale, (ci-après le "Client"). ORSYS est un organisme de formation professionnelle dont le siège social est situé 1 Parvis de la Défense, la Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense. ORSYS est composé de la société ORSYS Formation (RCS 482 761 160, Numéro d'organisme de formation 11 92 1529392) et de ses filiales ORSYS Institut (RCS 853 027 316), ORSYS Belgique (immatriculée BE 0461540450), ORSYS Luxembourg (immatriculée LU 26288568), ORSYS Suisse (immatriculée CHE 357 494 167), ORSYS Formación (immatriculée B56447667) et ITTCert (RCS 852 341 163). Par sa commande, le Client déclare avoir pleinement connaissance et accepter les présentes CGV. Sauf dérogation formelle et expresse d'ORSYS, ces CGV prévalent sur tout autre document du Client, et notamment sur toutes autres conditions générales d'achat du Client, et ne peuvent être modifiées que par des Conditions Particulières préalablement et expressément acceptées par écrit.
Ces CGV sont applicables aux relations entre ORSYS et le Client (ci-après individuellement la "Partie" ou collectivement les "Parties") ainsi qu'à tous leurs successeurs ou cessionnaires, étant expressément admis par les Parties qu'elles ne pourront céder ou déléguer leurs droits ou obligations stipulés aux présentes (autres que ceux expressément admis dans le cadre des présentes) à aucun tiers sans l'accord préalable et écrit de l'autre Partie. Le fait qu’ORSYS ne se prévale pas de l’une des dispositions des CGV ou qu'elle acquiesce à l'inexécution, de manière temporaire ou permanente, de l'une de ces dispositions, ne peut être considéré comme valant renonciation à son application. Si l'une quelconque des clauses des CGV était déclarée nulle, elle serait réputée non écrite mais n'entraînerait pas la nullité des présentes CGV.
Ces CGV s'appliquent à l’ensemble des services pouvant être fournis par ORSYS (ci-après la ou les « Prestation (s) »), dans le cadre de l’ensemble des Prestations ci-après (dénommée « Offre de services ») : des sessions de formations publiques, issues du catalogue ORSYS et consultables sur le site web ORSYS, réalisées dans des locaux mis à disposition par ORSYS ou en classe à distance (ci-après « formations interentreprises ») ; des sessions de formation basées sur des cours du catalogue ORSYS ou conçues sur mesure, du coaching individuel ou d’équipes, des missions de conseil et d’ingénierie pédagogique, ou encore des parcours de reconversion professionnelle (recrutement et formation) notamment via le dispositif de Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle (ci-après « POEI »), le tout réalisé pour un Client en particulier, dans les locaux mis à disposition par ORSYS, par le Client ou en classe à distance (ci-après « formations intra-entreprise ») ; ou encore des solutions d’apprentissage accessibles sur une plateforme en ligne sécurisée, incluant les cours ou parcours e-learning standard ou sur-mesure, avec certification ou tutorat éventuels (ci-après « Digital learning »). L’offre ORSYS est accessible sur le site www.orsys.com, qui ouvre l’accès à l’ensemble de ses sites web filiales, avec leurs éventuelles spécificités : orsys.be, orsys.lu, ittcert.com... Le Client se porte garant du respect des présentes CGV par l’ensemble de ses collaborateurs concernés par cette Prestation (ci-après les "Participants").
2. Dispositions générales applicables à l’«Offre de services» :
2.1 Commande : à chaque nouvelle commande, le Client doit communiquer à ORSYS un bon de commande comprenant a minima les détails de facturation suivants : les nom, prénom, adresse e-mail et signature du responsable formation ou de celui désigné par le Client, ainsi que le cachet de la société du Client, l’adresse de facturation et, le cas échéant, les coordonnées des éventuels tiers payeurs (OPérateur de COmpétences, ci-après l"OPCO", ou tout autre organisme financeur). ORSYS est également susceptible au moment de la commande de demander au Client les nom, prénom et adresses email de chacun des Participants, ou toute autre information nécessaire à la bonne organisation de la Prestation. Toute commande est ferme et définitive. Un accusé de réception de la commande est envoyé au Client au plus tard le lendemain du jour de réception.
2.2 Tarification : le prix des formations est celui en vigueur au moment de l’émission de la commande, toute remise antérieurement accordée étant susceptible d’être modifiée lors de chaque nouvelle commande. Les prix sont exprimés en Hors Taxes et en euros (ou en francs suisses pour la Suisse) et sont à majorer du taux de TVA en vigueur. Cette majoration ne s’applique pas aux Prestations facturées par sa filiale ORSYS Institut, non assujettie à la TVA. Le prix en vigueur des formations figure dans le catalogue en ligne de la filiale locale du groupe ORSYS concernée par la demande. Sauf accord contraire, les conditions financières s’appliquent uniquement au pays de la filiale du groupe ORSYS à l’origine de la commande.
2.3 Facturation : sauf convention contraire, le règlement doit être effectué par le Client au plus tard dans un délai de 30 jours à compter de la date de la facture. Il est accepté par chèque, virement bancaire ou postal. Aucun escompte additionnel ne sera appliqué en cas de règlement effectué avant l’échéance. ORSYS se réserve le droit de demander un prépaiement : le règlement sera alors demandé au Client avant le déroulement de la session, par virement bancaire (reçu au plus tard 48h avant le début de la session) ou par chèque établi à l’ordre d’ORSYS (reçu au plus tard 3 semaines avant le début de la formation). Sauf disposition contraire, le règlement des parcours certifiants ou diplômants doit être effectué dans son intégralité (i.e., pour tous les cours le constituant) avant le début du parcours.
2.3.1 Demande de facturation multiple : le Client devra adresser à ORSYS les détails de facturation ainsi que les contrats et annexes signés et paraphés, et ce, pour chacune des sociétés participant à la session. Toute introduction d’une procédure spécifique de gestion, comme l’utilisation d’un portail pour les règlements, est susceptible de faire l’objet d’un supplément de facturation. Chaque Prestation fera l’objet d’une facture indépendante, tenant lieu de Convention de formation simplifiée. En outre, des frais de gestion de 30 euros HT seront appliqués par facture supplémentaire.
2.3.2 Demande de prise en charge par un tiers (OPCO, autre organisme payeur ou tout autre tiers), en tout ou partie : il appartient au Client d’obtenir la confirmation de prise en charge par ce tiers de la Prestation choisie. En cas de subrogation de paiement, la facture correspondante sera directement adressée à ce tiers par ORSYS. En cas d’absence de réponse, de refus de prise en charge ou de non-paiement des frais relatifs à une Prestation ORSYS par ce tiers (en tout ou partie), le Client sera facturé du montant correspondant, éventuellement majoré des pénalités de retard mentionnées ci-après.
2.4 Impayés : en cas de retard ou de non-paiement par le Client des sommes facturées par ORSYS pour une Prestation, ORSYS se réserve le droit de refuser toute nouvelle commande du Client et de suspendre l’exécution de ses propres obligations jusqu’à apurement du compte débiteur dudit Client, sans que cela soit de nature à engager la responsabilité d’ORSYS ou sans que le Client puisse prétendre bénéficier d’un avoir ou d’un remboursement éventuel au titre de la Prestation qui serait suspendue du fait de cet incident. Toute somme impayée par le Client à son échéance sera majorée de pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l’intérêt légal en vigueur à la date de la commande du Client et calculées à partir de la date de règlement figurant sur la facture, ou à défaut à partir de la date de la fin de l'exécution de la Prestation. À ces pénalités s’ajoutera une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros HT. Ces pénalités et cette indemnité seront exigibles de plein droit, sans qu’un rappel ne soit nécessaire, et sans préjudice du remboursement de tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires d’officiers ministériels ou d’auxiliaires de justice.
2.5 Force majeure : ORSYS ne pourra être tenue responsable à l’égard du Client en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un évènement de force majeure. Sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit, outre ceux habituellement reconnus par la jurisprudence des Cours et Tribunaux du lieu du siège social de la filiale du groupe ORSYS mise en cause et sans que cette liste soit restrictive : la maladie, un accident, la non-obtention de visa, d’autorisations de travail ou d’autres permis touchant le formateur prévu pour la session, les incidents affectant les réseaux de transport (notamment ferroviaires ou aériens) de nature à empêcher le personnel d’ORSYS et/ou le formateur concerné de se rendre sur le lieu prévu pour la session de formation, les conflits sociaux internes ou externes à ORSYS, les lois ou règlements mis en place ultérieurement à la signature du bon de commande, les catastrophes naturelles, les incendies, l’interruption des télécommunications, de l’approvisionnement en énergie ou des communications de tout type, ou toute autre circonstance échappant au contrôle raisonnable d’ORSYS.
2.6 Propriété Intellectuelle : l’ensemble des supports pédagogiques mis à disposition par ORSYS dans le cadre de ses Prestations sont des œuvres originales dont ORSYS demeure garant de la propriété intellectuelle, quelle qu’en soit la forme (papier ou numérique). ORSYS demeure également garant de la propriété intellectuelle de l’ensemble de ses outils, méthodes et savoir-faire développés antérieurement ou à l’occasion de l’exécution de sa Prestation chez le Client. À ce titre, ils sont protégés par les dispositions légales en matière de propriété intellectuelle, de droit d'auteur et de copyright. Toute reproduction, modification ou divulgation à des tiers de tout ou partie de ces éléments, sous quelque forme que ce soit, sans l'accord préalable écrit d’ORSYS est strictement interdite sous peine de poursuites judiciaires. Le Client s'engage à ne pas faire concurrence à ORSYS en cédant ou en communiquant ces éléments, en particulier à des fins commerciales. Le paiement par le Client de la Prestation livrée par ORSYS n'opère strictement aucun transfert de droit de propriété intellectuelle sur ces supports. Seul un droit d'utilisation personnel et individuel est consenti aux Participants bénéficiaires de la Prestation.
2.7 Responsabilité : ORSYS s’engage à réaliser ses Prestations dans le cadre d’une obligation de moyens. Le Client, en sa qualité de professionnel, est seul responsable de la consultation et du choix de la Prestation commandée auprès d’ORSYS. ORSYS n’est pas responsable des objets et effets personnels des Participants à la formation, ni des dommages qui seraient causés au matériel utilisé par les Participants. La responsabilité d’ORSYS ne peut être engagée qu’en cas de faute, de négligence prouvée ou de mauvaise exécution de ses Prestations et sera limitée aux préjudices directs subis par le Client, à l’exclusion de tout dommage, immatériel ou indirect, consécutif ou non, causé par une mauvaise exécution de ses Prestations, tel que préjudice commercial ou financier, perte de clientèle, perte d’image de marque, perte de bénéfice, perte de commande, trouble commercial quelconque, perte ou destruction totale ou partielle des données ou fichiers du Client, ainsi que toute action émanant de tiers. Sans préjudice de ce qui précède, la responsabilité d’ORSYS, dans l’hypothèse où elle serait retenue au titre de ses Prestations, est expressément limitée au prix effectivement acquitté par le Client au titre de la Prestation concernée.
2.8 Confidentialité : les Parties s’engagent à garder confidentiels les informations et documents concernant l’autre Partie qu’ils soient de nature économique, technique ou commerciale, auxquels elles pourraient avoir accès au cours de l’exécution du contrat ou à l’occasion des échanges intervenus antérieurement à la conclusion du contrat, notamment l’ensemble des informations figurant dans la proposition commerciale et financière transmise par ORSYS au Client. ORSYS est susceptible de communiquer à ses sociétés affiliées, partenaires ou fournisseurs, les informations transmises par le Client, y compris les informations concernant les Participants, si et seulement si celles-ci sont nécessaires à la réalisation de la Prestation commandée par le Client. Par ailleurs, ORSYS s’engage à ne pas communiquer ces informations à d’autres tiers.
2.9 Données personnelles / RGPD : conformément à la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et au Règlement Européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données), le Client bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et, le cas échéant, de portabilité des données le concernant. La finalité de traitement de ces données personnelles est prévue dans la Politique de protection des données personnelles disponible sur le site Internet d’ORSYS à l’adresse https://www.orsys.com/politique-de-protection-des-donnees-personnelles.html. Les données personnelles sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités rappelées à l’adresse susmentionnée. Le Client s’engage à informer chaque Participant que des données à caractère personnel le concernant sont susceptibles d’être collectées et traitées dans le cadre du suivi et de la validation de son parcours de formation et qu’il dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et, le cas échéant, de portabilité sur les données le concernant sur simple demande par email à l’adresse rgpd@orsys.fr. ORSYS et ses partenaires formateurs s’engagent à n’enregistrer aucune séquence de la formation, sauf besoins spécifiques le justifiant (exercices de mise en situation, examens de certification en ligne…), et à n’en garder aucune trace numérique, vidéo ou audio. Réciproquement, le Client s’engage à ce que les Participants ne conservent aucune trace numérique de la session, vidéo ou audio. Plus généralement, ORSYS s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour protéger l’accès à ses locaux, à ses systèmes d’information et aux données du Client et de l’ensemble des Participants.
2.10 Règles d’usage d’Internet : le Client et/ou le Participant qui se connecte pendant une formation ORSYS à Internet via les équipements mis à disposition par ORSYS ou via ses propres équipements déclare connaître et accepter les caractéristiques et limites d’Internet. Notamment, il reconnaît : qu’il est seul responsable de l’usage qu’il fait des moyens de connexion à Internet mis à disposition ; que la communication de ses éléments d’identification est faite sous sa propre responsabilité étant ici précisé que ces éléments sont confidentiels, personnels, incessibles et intransmissibles ; qu’il a connaissance de la nature d’Internet (performances techniques, temps de réponse pour interroger ou consulter) ; en cas d’usage de son propre matériel, qu’il lui appartient de s’assurer que les caractéristiques techniques de son ordinateur, tablette ou autre dispositif d’accès lui permettent d’accéder correctement aux services proposés par ORSYS ; qu’il lui appartient de prendre les mesures appropriées de protection et de sauvegarde de ses propres données et logiciels de la contamination par d’éventuels virus pouvant circuler sur Internet. Le Client est responsable de l’usage qu’il fait de la plateforme d’apprentissage en ligne qui serait mise à sa disposition par ORSYS à l’occasion d’une prestation de formation, de même qu’il s’engage à respecter les règles et procédures qui seraient portées à sa connaissance pour l’accès aux ressources mises à sa disposition dans ce cadre. En conséquence, ORSYS n’encourt aucune responsabilité pour tous dommages directs ou indirects découlant notamment de l’usage du site et/ou d’Internet.
2.11 Communication : Aucune des Parties ne pourra utiliser ou reproduire les marques, noms ou logos de l'autre Partie sans son consentement préalable et écrit. ORSYS pourra toutefois utiliser ou reproduire les marques, noms ou logos du Client à titre de référence (i) pour les besoins de la Prestation, notamment sur les rapports produits pour le Client et (ii) à des fins marketing sur tous supports promotionnels d’ORSYS, y compris sur ses sites Internet, ce que le Client accepte expressément par son acceptation des présentes CGV.
2.12 Non-sollicitation : le Client s’engage à ne pas solliciter, par quelque forme que ce soit, directement ou indirectement, et/ou recruter le formateur ORSYS qui aura réalisé la Prestation commandée auprès d’ORSYS et ce, pendant les 12 mois suivant la fin de cette Prestation. Le Client s’engage également à ne pas recruter, ni faire travailler de quelque façon que ce soit, directement ou indirectement, tout collaborateur affecté par ORSYS à l’exécution de cette Prestation, même temporairement ou partiellement, pendant les 12 mois suivant la fin de cette dernière, et ce, même si la sollicitation vient dudit collaborateur.
2.13 Nullité éventuelle d’une disposition : La nullité ou l'absence de force exécutoire d'une disposition des présentes CGV sera sans effet sur la validité ou la force exécutoire des autres dispositions des présentes CGV, qui resteront pleinement en vigueur à moins que cette nullité ou absence de force exécutoire ne prive le Client du bénéfice des dispositions essentielles auxquelles il a droit en vertu des présentes CGV.
2.14 Droit applicable / Attribution de compétence : les présentes CGV sont soumises à la loi du lieu du siège social de la filiale du groupe ORSYS concernée par la commande, de même que tous les rapports entre ORSYS et le Client. En cas de différend relatif à l'interprétation ou à l'exécution de leurs accords, les parties rechercheront, avant toute action contentieuse, un accord amiable et se communiqueront à cet effet tous les éléments d'information nécessaires. À défaut d'un règlement amiable du litige dans un délai maximum de 3 mois, en cas de litige de toute nature ou de contestation relative à la formation ou l'exécution de la commande, le tribunal du lieu du siège social de la filiale du groupe ORSYS mise en cause sera le seul compétent. Cette clause s'applique même en cas de référé, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie, et quels que soient le mode et les modalités de paiement, sans que les clauses attributives de juridiction pouvant exister sur les documents des Clients puissent faire obstacle à l'application de la présente clause.
2.15 Contact / Réclamations : toute réclamation pourra être adressée à notre service clients par email via l’adresse info@orsys.com ou par téléphone à notre siège social au +33 (0)1 49 07 73 73 et sera transférée sous 24h au service concerné.
3. Dispositions applicables aux formations «interentreprises» ou «intra-entreprise»
3.1 Dispositions générales
3.1.1 Documents contractuels : une convocation avec les détails pratiques de la formation est envoyée aux Participants 2 à 3 semaines avant le début de la session (sauf difficulté technique ou administrative exceptionnelle). Si le délai avant le démarrage de la session est trop court ou si l’adresse email du Participant est invalide, la convocation peut être adressée par e-mail ou par fax au responsable formation désigné par le Client. ORSYS met à disposition du Client la feuille d’émargement et l’attestation de présence, ainsi que tout autre document attestant de la réalisation de la Prestation, généralement sous 15 jours après la fin de la session (pour les classes distance : mise à disposition sous 2 à 5 jours).
3.1.2 Organisation de la Prestation : ORSYS est en charge de la mise en œuvre de la Prestation. À ce titre, ORSYS est libre de définir le lieu et la durée de la Prestation ainsi que les méthodes et outils pédagogiques à utiliser. Les Participants à une session ORSYS sont tenus de respecter le règlement intérieur en vigueur et il appartient au Client de leur rappeler ce principe. Dans l’hypothèse où la formation se déroulerait chez le Client, que ce soit en présentiel ou à distance, il appartient à ce dernier de vérifier le bon fonctionnement des outils et matériel requis dans le cadre de la Prestation.
3.1.3 Moyens pédagogiques et prérequis :
- moyens pédagogiques : les moyens utilisés par ORSYS sont principalement le support de cours, les études de cas, les exercices pratiques d'application et les corrigés pour les stages pratiques. Ces éléments sont mis à disposition du Participant sous format numérique et/ou papier, au choix d’ORSYS.
- prérequis et objectifs pédagogiques : le Client vérifiera que le programme est bien en adéquation avec ses propres objectifs ou demandera à ORSYS de procéder à une Prestation d’ingénierie pédagogique optionnelle à cet effet. Il est tenu par ailleurs de valider auprès de chaque Participant les prérequis nécessaires pour suivre la formation, tels qu’ils sont présentés dans le catalogue en cours de validité ou sur le site Internet. ORSYS ne pourra en aucune manière être tenue pour responsable des conséquences du non-respect de ces conditions. Le cas échéant, ORSYS se réserve la possibilité de reporter ou d’annuler une session. Dans ce cas, les frais engagés par ORSYS seront dus par le Client à titre d’indemnité forfaitaire.
- prérequis techniques : pour les classes à distance, le Participant est tenu au respect de certains prérequis techniques imposés par ORSYS. Ces prérequis lui sont rappelés dans sa convocation, envoyée au plus tard une semaine avant la session de formation. Pour toutes les formations certifiantes, des prérequis techniques spécifiques peuvent être imposés par les organismes certificateurs. ORSYS peut proposer des prestations d’accompagnement technique sur simple demande.
3.1.4 Report et annulation à l’initiative du Client :
Toute demande de report ou d’annulation d’une session intra-entreprise de formation ou de la participation à une session de formation interentreprises doit être communiquée à ORSYS par écrit. Cette demande ne devient effective qu’après réception de la confirmation de sa prise en compte par ORSYS. Celle-ci donnera lieu dans tous les cas à la facturation de 100% des frais non-remboursables déjà engagés par ORSYS (cadrage, préparation, transports, visas, passage d’examen…) et à la facturation d’indemnités compensatrices dans les conditions suivantes :
- au moins 15 jours ouvrés avant le début de la session : aucune indemnité ;
- moins de 15 jours ouvrés et au moins 10 jours ouvrés avant le début de la session : 40% des honoraires relatifs à la session ;
- moins de 10 jours ouvrés et au moins 5 jours ouvrés avant le début de la session : 60% des honoraires relatifs à la session ;
- moins de 5 ouvrés avant le début de la session : 80% des honoraires relatifs à la session.
Ces indemnités compensatrices s’appliquent également dans le cas où le client annule suite au refus de prise en charge d’un tiers financeur.
3.1.5 Accompagnement et évaluation qualité :
- accompagnement : un consultant formation est à la disposition du Client pour le conseiller sur le choix des programmes ORSYS les plus adaptés aux objectifs de ses collaborateurs. Un suivi qualité de la formation est systématiquement effectué au travers de ses contacts réguliers (étude de l’évaluation de satisfaction, analyse des besoins à venir, présentation des nouveaux cours…). Pour les formations tenues au format classe à distance, une hotline téléphonique est mise à disposition pendant la formation pour les questions techniques. Ses coordonnées sont spécifiées sur l’e-mail de convocation à la formation.
- évaluation des acquis : le dispositif mis en œuvre est basé sur l’auto-évaluation du Participant via un formulaire ad hoc rempli en début et en fin de formation à partir des objectifs pédagogiques. Il permet de le responsabiliser dans sa démarche de formation : clarifier ses objectifs et évaluer lui-même sa progression. Cette évaluation est validée par le formateur au regard des exercices et études de cas réalisés tout au long de la formation et de l’engagement du Participant. Pour les cours et parcours certifiants, des outils spécifiques sont mis en place pour mesurer le degré de préparation du Participant : un examen de certification, un examen blanc, une étude de cas et/ou toute forme d’évaluation orale ou écrite.
- évaluation de la satisfaction : à l’issue de chaque session, ORSYS fournit aux Participants un questionnaire pour évaluer leur satisfaction sur l’ensemble du dispositif. Par le biais de cette évaluation, ORSYS s’assure de la conformité de la formation réalisée avec le cahier des charges retranscrit dans la convention. En cas de non-conformité, ORSYS s’engage à proposer des actions correctives adaptées.
3.2 Dispositions spécifiques aux formations « interentreprises »
3.2.1 Tarification : le prix de la formation couvre les coûts d'animation ainsi que la fourniture d'un support de cours par participant, sous quelque forme que ce soit. Il n’inclut pas les frais de transport et d'hébergement ou de repas des Participants à ces sessions. ORSYS s’autorise à tout moment à procéder à un réajustement de ses tarifs si cela s’avère nécessaire (compte-tenu de l’évolution des prix dans le secteur ou des coûts de revient de la formation). En cas de contradiction entre plusieurs prix affichés, le tarif public applicable est celui affiché sur le site web de la filiale locale du groupe ORSYS concernée par la commande, le jour de l’émission du devis.
3.2.2 Inscription et organisation : toute inscription doit faire l’objet d’une commande écrite transmise par le Client à ORSYS par e-mail, courrier, fax ou via l’Espace client accessible sur le site Internet www.orsys.com. À chacune de ses commandes, ORSYS adresse au Client une convention de formation, pour formaliser les termes de la Prestation commandée et ce, généralement sous un délai de 1 à 2 jours après la prise en compte de la demande d’inscription. En complément des informations de facturation Client mentionnées dans l’article 2.1, elle doit mentionner pour chaque Participant ses nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, l’intitulé de la formation, la date et le lieu de session souhaités. Un nombre maximum de Participants est défini pour garantir le meilleur niveau de qualité pour la formation. Lorsque ce seuil est atteint, les nouvelles demandes d’inscriptions cessent d'être acceptées pour la session concernée. ORSYS se réserve le droit de transformer une session présentielle en classe à distance et réciproquement, si les conditions l’exigent, tout en préservant la nature de la Prestation (objectifs pédagogiques, programme de cours, durée et horaires, …) et en garantissant le même niveau de qualité.
3.2.3 Absence, remplacement ou nombre insuffisant de participants :
- en cas d'absence, de retard, de participation partielle à la formation à l'initiative d'un Participant : le Client devient redevable à l'égard d'ORSYS de l'intégralité du montant dû pour sa formation. En cas d'absence pour raisons de santé justifiées par un certificat médical, le Participant défaillant peut reporter son inscription et sa participation sur la prochaine session programmée. À défaut de justificatif, le Client sera redevable de l'intégralité du prix de la formation.
- remplacement d’un Participant : le Client peut demander à ORSYS le remplacement d’un Participant défaillant, sans frais. Cette demande de remplacement doit parvenir par écrit à ORSYS jusqu'à 48h ouvrées avant le début de la formation et comporter les noms et coordonnées du remplaçant. Il incombe alors au Client de vérifier l'adéquation du profil du remplaçant et de ses objectifs avec ceux définis dans le programme de la formation.
- insuffisance du nombre de participants à une session : ORSYS se réserve le droit d'annuler ou de reporter sans indemnité une session de formation en cas de nombre insuffisant de Participants. Dans ce cas, une confirmation écrite est envoyée au Client au moins une semaine avant la date de début de session. Par ailleurs, un consultant ORSYS prend contact avec le responsable formation désigné chez le Client pour proposer une solution alternative : nouvelles dates ou lieu de formation, autres formations ayant un objectif pédagogique similaire ou autres modalités pédagogiques.
3.3 Dispositions spécifiques aux formations « intra-entreprise »
3.3.1 Tarification :
Le prix de nos formations intra-entreprise est révisable à la date anniversaire du contrat par application de la formule suivante : P1 = P0 x (S1/S0)
Où : P1 = prix révisé en EUR HT ; P0 = prix initial en EUR HT ; S1 = indice statistique de l’évolution des prix à la date de renouvellement du contrat ; S0 = indice statistique de l’évolution des prix à la date de signature du contrat ou à la date anniversaire du contrat pour les périodes postérieures. L’indice statistique officiel du pays du siège social de la filiale du groupe ORSYS concernée sera retenu pour ces calculs. Pour la France, c’est l’indice SYNTEC qui fera foi. Pour les autres pays, le prix sera révisé selon l’augmentation de nos coûts imputables à la Prestation. Sauf si une indexation réglementaire locale spécifique s’applique.
3.3.2 Commandes : une demande précisant le(s) besoin(s) en formation est adressée par le Client à ORSYS. Cette demande fait ensuite l'objet d'une proposition pédagogique et financière. La réception par ORSYS d'un "bon pour accord" du Client pour cette proposition fera office d’acceptation de ses termes ainsi qu'acceptation des présentes CGV. ORSYS s’engage à maintenir la réservation de ses experts formateurs prévus pour animer cette formation pendant 15 jours, à compter de la date d’émission de cette proposition.
3.3.3 Organisation : les modalités logistiques détaillées sont précisées dans la proposition pédagogique et financière soumise par ORSYS. Le Client est tenu de respecter certaines échéances et de communiquer les informations demandées par écrit à ORSYS :
- 10 jours ouvrés avant le début de la session, le Client doit confirmer la date, le nombre définitif de Participants, le lieu de la session de formation (uniquement pour le présentiel). Il doit également nous confirmer ses coordonnées de facturation et nous donner son accord pour la configuration et l’environnement logistique et technique à installer.
- 5 jours ouvrés avant le début de la session, le Client doit communiquer à ORSYS la liste définitive des participants, avec leurs nom, prénom et adresse email professionnelle. Il doit également vérifier la disponibilité des équipements, et s’assurer du bon fonctionnement des logiciels sur les machines dédiées à la formation pour les cours qui le nécessitent. Le nombre de participants indiqué ne pourra plus être modifié et servira de base à la mise en œuvre et à la facturation de la session.
- Pour les cours demandés en format classe à distance : ORSYS communiquera dans sa proposition financière la configuration spécifique à prévoir pour les postes informatiques. - Pour les sessions dont l’organisation est prise en charge par le Client : si ce dernier n’est pas en mesure de mettre à disposition la totalité des équipements et fournitures nécessaires au bon déroulement de la formation, ORSYS s’efforcera de les lui fournir. Cette Prestation donnera lieu à une facturation par ORSYS et devra donc faire l’objet au préalable d’un bon de commande. ORSYS pourra à tout moment, y compris le jour de la formation, reporter ou annuler la session s’il s’avère que les équipements n’ont pas été installés par le Client conformément aux prérequis techniques spécifiés dans la convention de formation, ou qu’ils ne sont pas opérationnels. Cette annulation donnera alors lieu à la facturation à titre d’indemnité des coûts d’animation et de tous les autres frais engagés.
Pour les sessions se déroulant dans les locaux d’ORSYS ou en classe à distance, le Client accepte que des Participants d’autres sociétés se joignent aux sessions de formation, sauf demande contraire de sa part.
3.3.4 Nombre maximum de participants et prérequis : Pour préserver la qualité de la formation, le Client s'engage à ne pas dépasser le nombre de Participants prévu dans la commande adressée à ORSYS. Toutefois, un ou plusieurs Participants supplémentaires pourront être acceptés sous réserve de l'accord préalable d'ORSYS et d'une régularisation par ORSYS du montant à facturer pour la Prestation. Le Client doit vérifier auprès de chacun des Participants que les prérequis décrits dans la convention de formation sont bien respectés et que les objectifs sont en adéquation avec la formation prévue.
3.3.5 Facturation : La prestation sera considérée comme facturable, dès lors qu’au moins 50% des inscrits à la session ont pu justifier de leur participation à la session.
3.4 Dispositions spécifiques aux prestations de type « POEI » (Disponible en France uniquement)
Ce dispositif très encadré donne lieu à un financement spécifique par Pôle Emploi, en complément d’un éventuel financement de tout autre organisme collecteur.
4. Dispositions spécifiques aux formations « Digital Learning »
4.1 Champ d’application : sont concernées par cet article toutes les formations digitales nommées « Digital Learning » telles que définies dans l’article 1.
ORSYS consent au Client, à compter de l’envoi de la convocation, l’accès aux plateformes de formation Digital Learning mises à disposition par ORSYS et à l’ensemble des contenus commandés, au profit d’un utilisateur final, défini comme toute personne physique désignée par le Client, titulaire d’une adresse e-mail privée ou professionnelle (ci-après « Utilisateur »).
4.2 Tarification et Facturation : les formations « Digital Learning » ne sont pas éligibles aux remises négociées. Sauf disposition particulière, le paiement est intégralement dû à signature du devis/bon de commande. Le cas échéant, la facturation peut être établie selon des périodes définies sur le contrat. Dans le cadre d’une demande concernant un groupe d’Utilisateurs, le Client est facturé sur la base du nombre d’Utilisateurs indiqué dans son devis. À tout moment, le Client peut demander des accès supplémentaires. Ces nouveaux accès sont alors facturés en supplément dans les 4 mois suivant la demande.
4.3 Accès au(x) ressources : à réception d’un bon de commande signé, ORSYS transmet par e-mail à l’Utilisateur une convocation incluant une URL de connexion, son identifiant (« Login ») et son mot de passe provisoire (à modifier lors de la première connexion) lui permettant l’accès aux contenus en ligne. La durée d’accessibilité est précisée sur le programme ou le devis. Sauf conditions particulières expressément acceptées par ORSYS, les droits d’utilisation du ou des contenus sont concédés au seul Client signataire du bon de commande. L’identifiant et le mot de passe associés à un compte Utilisateur pour un Client donné sont des informations strictement personnelles et confidentielles placées sous la responsabilité exclusive de l’Utilisateur. À ce titre, ils ne peuvent être ni cédés, ni revendus, ni partagés. Le Client se porte garant auprès d’ORSYS de l’exécution de cette clause par tout Utilisateur et répondra de toute utilisation frauduleuse ou abusive. En cas de non-respect de cette clause, ORSYS se réserve le droit de suspendre le service, sans indemnité, ni préavis écrit, ni information préalable.
4.4 Moyens pédagogiques et techniques : les formations Digital Learning sont diffusées principalement en mode SaaS et peuvent être suivies quel que soit le type d’appareil (PC, tablette ou mobile). Le standard de référence utilisé est le SCORM. Il s'agit d'un ensemble de spécifications, reconnu internationalement, pour favoriser les échanges et suivre la progression pédagogique de l’Utilisateur. La majeure partie de nos parcours digitaux sont composés de contenus variés de courte durée et incluent l’accompagnement d’un formateur via des échanges e-mails et/ou sous format classe à distance (individuelle ou collective). Certains sont entièrement scénarisés et immersifs comme les jeux de rôle ou les espaces de simulation sur logiciel. Des entraînements sur les plateformes officielles d’examen de certification sont également proposés sur la plupart des parcours avec certification.
Sauf conditions particulières expresses, les langues disponibles pour nos formations Digital Learning sont consultables sur le site www.orsys.com. La durée des formations est communiquée à titre indicatif. ORSYS se réserve le droit de modifier ses formations, tant dans leur organisation générale que dans leurs contenus, tout en veillant à préserver leurs objectifs pédagogiques et leur niveau de qualité, sans que ces modifications n’ouvrent droit à une indemnité au profit du Client.
4.5 Accompagnement et suivi qualité : un accompagnement technique dédié au Digital Learning est proposé par e-mail via l’adresse support-elearning@orsys.com. L’Utilisateur peut également obtenir des renseignements d’ordre pédagogique via l’adresse echange-elearning@orsys.com ou auprès de son consultant ORSYS. Le délai moyen des réponses est de 48h à 72h. En cas de formation digitale avec certification éligible à un dispositif de financement, l’Utilisateur est tenu d’effectuer son examen de certification dans les 4 mois suivant l’envoi de ses identifiants de connexion. L’accès aux ressources formatives restera disponible pendant 12 mois.
Pour toute formation Digital Learning, un rapport concernant les Utilisateurs (notamment leurs temps de connexion, la complétude des activités du parcours et les temps d’échanges avec les formateurs), est envoyé automatiquement tous les 4 mois et peut être généré sur demande. ORSYS fournit également une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation, à la date d’expiration du compte de l’Utilisateur ou sur simple demande.
4.6 Report et annulation : en cas de non-participation à une formation Digital Learning, les frais d'inscription correspondants restent dus à ORSYS à titre d’indemnité forfaitaire, sauf si le Client en a averti ORSYS par écrit dans les 8 jours ouvrés après l’envoi de la convocation adressée à l’Utilisateur et que la dite formation n’a pas été lancée.
4.7 Garanties d’ORSYS : ORSYS s’engage à tout mettre en œuvre pour permettre l’accès à ses formations Digital Learning pendant la durée des droits d’utilisation de la ou des formation(s). Le Client s’engage à informer ORSYS dans un délai de 24 heures à compter de la découverte d’un dysfonctionnement technique. ORSYS fera ses meilleurs efforts pour que ses outils Digital Learning fonctionnent de manière fiable et continue. Toutefois, le Client reconnaît qu’ORSYS ne peut être tenu responsable d’une panne chez le fournisseur d’accès Internet ou d’un mauvais fonctionnement des accès réseaux du Client.
Dans l’hypothèse d’une interruption de service par ORSYS, ORSYS mettra tout en œuvre pour remédier au dysfonctionnement. Au-delà de 5 jours ouvrés, ORSYS prolongera l’accès aux contenus au profit des Utilisateurs pour une période correspondant à celle de l’indisponibilité. Le Client s’engage à ne pas réclamer d’indemnités ni de dommages et intérêts à ORSYS.
En cas de non-conformité ou d’anomalie constatée par le Client, ORSYS s’engage à mettre en œuvre les actions correctives nécessaires sous un délai moyen de 2 à 3 jours ouvrés. Par « non-conformité », on entend le défaut de concordance entre les contenus et le bon de commande signé par le Client. Par « anomalie », on entend toute panne, incident, blocage, dégradation des performances, non-respect des fonctionnalités par ORSYS, empêchant l’utilisation normale de tout ou partie des contenus. Toute réclamation portant sur une non-conformité ou une anomalie doit être formulée sans délai par le Client par écrit. Il lui appartiendra de fournir toute justification quant à la réalité des anomalies ou non-conformités constatées. Seul ORSYS peut intervenir sur les contenus. Toutefois, ORSYS n’engage pas sa responsabilité si l’anomalie trouve son origine dans les cas suivants, sans que cette liste soit exhaustive : les mauvaises manipulations par les Utilisateurs ; le non-respect des prérequis techniques ou leur modification sans l’accord préalable d’ORSYS ; l’utilisation de contenus non-fournis par ORSYS.
ORSYS est susceptible de travailler avec des partenaires, fournisseurs de solutions logicielles d’apprentissage en ligne (LMS) et de contenus. Les conditions d’utilisation et de sécurité « Digital learning » spécifiques à ces partenaires peuvent vous être fournies sur simple demande.
