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Formation : Assistant et secrétaire, le métier

les bonnes pratiques

Assistant et secrétaire, le métier

les bonnes pratiques

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Best

Cette formation vous permettra d'optimiser l'organisation de vos tâches grâce à une gestion efficace de votre temps et de vos priorités, tout en construisant des relations solides avec vos interlocuteurs et votre manager.


INTER
INTRA
SUR MESURE

Cours pratique en présentiel ou à distance
Disponible en anglais, à la demande

Réf. ASS
  2j - 14h00
Prix : 1480 € H.T.
Pauses-café et
déjeuners offerts

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Cette formation vous permettra d'optimiser l'organisation de vos tâches grâce à une gestion efficace de votre temps et de vos priorités, tout en construisant des relations solides avec vos interlocuteurs et votre manager.


Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
Gérer son temps et organiser ses tâches
Mettre en place des méthodes améliorant son efficacité en dépassant ses freins
Planifier ses tâches et activités en fonction des priorités liées à sa fonction
Maîtriser l'impact qu'ont les interlocuteurs dans son organisation quotidienne
Préserver son équilibre pour être plus productif en se préservant du stress
Optimiser sa gestion du temps dans un cadre professionnel

Public concerné
Assistants et secrétaires.

Prérequis
Aucune connaissance particulière.

Méthodes et moyens pédagogiques
Travaux pratiques
Approche pratique et participative avec autodiagnostics, exercices d'application, mises en situation, partage d'expériences et analyse en groupe.
Méthodes pédagogiques
Pédagogie active.

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Programme de la formation

Se positionner dans l'organisation

  • La définition de la fonction et ses implications.
  • L'étendue du champ d'action de l'assistant.
  • Comment "manager son manager" ?
  • Être force de proposition.
Travaux pratiques
Cartographie de son positionnement dans l’organisation et de ses missions. Test "Manager son manager". Réflexion collective sur les moyens d’être force de proposition.

Gérer son activité

  • Sa position face au temps : associée, dissociée.
  • Son orientation par rapport au temps : passé, présent, futur.
  • Les messages contraignants : drivers.
  • La définition des objectifs : méthode OURS.
Travaux pratiques
Test des drivers et réflexion collective.

Connaître ses "voleurs" de temps et gérer son stress

  • Définition, généralités (Loi de Fraisse), statistiques et conséquences au travail.
  • Les perturbateurs de temps : test et échanges.
  • Bases et astuces pour la gestion du stress.
Travaux pratiques
Nuage de mots avec les perturbateurs, test des voleurs de temps, test sur la chronobiologie et réflexion collective.

Les maladies du temps

  • La chronophagie : se laisser interrompre tout le temps (solutions pour le téléphone, les e-mails et les personnes).
  • La réunionite : trop de réunions (réduire, timer, limiter la présence).
  • La liphophilie : traiter les demandes urgentes (Loi d'Eisenhower, méthode DRAFT…).
  • La tempsdinite : sous ou surévaluation du temps nécessaire à une tâche (Lois Hofstadter, Pareto, Parkinson et méthode NERAC).
  • L'ouite : tendance à dire oui.
  • La procrastination : remettre à demain (Lois de Laborit et Kotter).
Travaux pratiques
Carte mentale sur l'interruption, définir ses priorités avec la matrice d'Eisenhower, liste de tâches à reclasser, test sur la capacité à dire non, échanges de techniques, réflexion avec carte mentale et échanges.

Lois et méthodes supplémentaires

  • Les lois Douglas, Murphy et Illich.
  • Méthode GTD et Pomodoro.
  • Le classement, l’optimisation de l’organisation, le plan de journée.
  • Aides numériques.
Exercice
Test de différentes applications pour gagner du temps.
Parcours certifiants associés
Pour aller plus loin et renforcer votre employabilité, découvrez les parcours certifiants qui contiennent cette formation :

Solutions de financement
Plusieurs solutions existent pour financer votre formation et dépendent de votre situation professionnelle.
Découvrez-les sur notre page Comment financer sa formation ou contactez votre conseiller formation.

Avis clients
5 / 5
Les avis clients sont issus des évaluations de fin de formation. La note est calculée à partir de l’ensemble des évaluations datant de moins de 12 mois. Seules celles avec un commentaire textuel sont affichées.
DELPHINE D.
25/11/24
5 / 5

Bonne formation avec des documents bien fournis.
CAMILLE L.
25/11/24
5 / 5

Exercices et support de cours complet - formation animée et riche qui permet d’apprécier au maximum la formation.



Horaires
les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 16h le dernier jour.

Dates et lieux
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Classe à distance

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