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Formation : Assistant : optimiser ses activités avec Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Assistant : optimiser ses activités avec Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint, Outlook



Cette formation est dédiée aux assistants souhaitant améliorer leur efficacité grâce à la suite Microsoft Office 2019. Celle-ci vous permettra de répondre aux besoins spécifiques de votre métier : gestion administrative, organisation, communication et suivi de projets.


INTER
INTRA
SUR MESURE

Cours pratique en présentiel ou à distance
Disponible en anglais, à la demande

Réf. OOA
  2j - 14h00
Prix : 1480 € H.T.
Pauses-café et
déjeuners offerts




Cette formation est dédiée aux assistants souhaitant améliorer leur efficacité grâce à la suite Microsoft Office 2019. Celle-ci vous permettra de répondre aux besoins spécifiques de votre métier : gestion administrative, organisation, communication et suivi de projets.


Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
Exploiter les fonctionnalités avancées d'Office 2019 adaptées aux tâches administratives
Optimiser la gestion documentaire et le classement numérique
Fluidifier la communication et le suivi des activités
Gagner en efficacité dans la production de documents professionnels
Gérer efficacement l'agenda et l'organisation de réunions

Public concerné
Assistants de direction, assistants, secrétaires.

Prérequis
Aucun.

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Programme de la formation

1
Organisation numérique du poste de travail

  • Configuration personnalisée de l'environnement Office.
  • Mise en place d'une arborescence de classement efficace.
  • Exploitation des outils de recherche avancée.
  • Gestion des sauvegardes et de l'archivage.
  • Paramétrage des options de confidentialité et sécurité.
Travaux pratiques
Configuration du poste de travail selon ses besoins (organisation des dossiers, raccourcis, personnalisation de la barre des tâches). Mise en place d'un plan de sauvegarde et d'un système d'archivage.

2
Word : production et gestion documentaire

  • Création et utilisation de modèles pour les documents courants (courriers types, publipostage, notes de service, CR…).
  • Automatisation des documents récurrents.
  • Gestion du suivi des modifications.
  • Création de formulaires.
  • Organisation des documents partagés.
Travaux pratiques
Création d'un modèle de courrier de type personnalisé et utilisation du publipostage. Création d'un formulaire en ligne simple. Mise en place d'un espace de partage de documents.

3
Excel : suivi et analyse d'activité

  • Création de tableaux de bord administratifs.
  • Gestion des plannings et des ressources.
  • Suivi budgétaire et notes de frais.
  • Création de reporting automatisés.
  • Exploitation des filtres et des tableaux croisés dynamiques.
  • Import et traitement des données de suivi.
Travaux pratiques
Création d'un tableau de bord pour suivre les indicateurs clés d'un projet. Import de données depuis un fichier CSV et création de tableaux croisés dynamiques.

4
PowerPoint : support de communication

  • Création de présentations.
  • Uniformisation des supports selon la charte graphique.
  • Préparation de supports pour des réunions, ou bien des événements.
  • Intégration d'éléments multimédias.
  • Optimisation et personnalisation des présentations pour différents usages.
  • Diffusion et partage sécurisés.
  • Insertion de graphiques et de tableaux Excel.
Travaux pratiques
Création d'une présentation en respectant la charte graphique de l'entreprise. Intégration de vidéos, d'animations et de graphiques.

5
Outlook : gestion et organisation

  • Organisation de la messagerie professionnelle (règles de tri /classement, gestion des priorités, suivi des messages).
  • Gestion multi-agendas et délégations.
  • Planification optimisée des réunions.
  • Organisation des tâches et des rappels.
Travaux pratiques
Configuration de règles de tri et de classement personnalisées. Création d'un agenda et planification de réunions. Utilisation des tâches et des rappels pour gérer son activité quotidienne.

6
Outils collaboratifs et de partage

  • Partage de documents.
  • Gestion des accès et des droits.
  • Organisation des espaces de travail partagés.
  • Suivi des modifications en temps réel.
Travaux pratiques
Partage d'un document et suivi des modifications. Création d'un espace de travail collaboratif en ligne. Mise en place d'un système de gestion de versions pour les documents partagés.


Parcours certifiants associés
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Solutions de financement
Plusieurs solutions existent pour financer votre formation et dépendent de votre situation professionnelle.
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Avis clients
5 / 5
Les avis clients sont issus des évaluations de fin de formation. La note est calculée à partir de l’ensemble des évaluations datant de moins de 12 mois. Seules celles avec un commentaire textuel sont affichées.
FRANCK K.
17/04/25
5 / 5

Cette formation répond complètement à mes attentes
NAJETTE T.
17/04/25
5 / 5

Super formateur explique trés bien tres bonne compréhensionsatisfaite
YANNICK R.
17/04/25
5 / 5

Grande pédagogie du formateur, Parfait



Horaires
les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 16h le dernier jour.

Dates et lieux
Sélectionnez votre lieu ou optez pour la classe à distance puis choisissez votre date.
Classe à distance

Dernières places
Date garantie en présentiel ou à distance
Session garantie




PARTICIPANTS
Futurs managers et responsables d’équipe souhaitant structurer leur pratique managériale

PRÉREQUIS
Aucun

COMPÉTENCES DU FORMATEUR
Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine et occupent ou ont occupé des postes à responsabilité en entreprise.

MODALITÉS D’ÉVALUATION
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques… Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

MOYENS PÉDAGOGIQUES ET TECHNIQUES
• Les moyens pédagogiques et les méthodes d’enseignement utilisés sont principalement : aides audiovisuelles, documentation et support de cours, exercices pratiques d’application et corrigés des exercices pour les stages pratiques, études de cas ou présentation de cas réels pour les séminaires de formation. • À l’issue de chaque stage ou séminaire, ORSYS fournit aux participants un questionnaire d’évaluation du cours qui est ensuite analysé par nos équipes pédagogiques. • Une feuille d’émargement par demi-journée de présence est fournie en fin de formation ainsi qu’une attestation de fin de formation si le stagiaire a bien assisté à la totalité de la session.

MODALITÉS ET DÉLAIS D’ACCÈS
L’inscription doit être finalisée 24 heures avant le début de la formation.

ACCESSIBILITÉ AUX PERSONNES HANDICAPÉES
Pour toute question ou besoin relatif à l’accessibilité, vous pouvez joindre notre équipe PSH par e-mail à l'adresse psh-accueil@orsys.fr.