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Préparer une réunion - Avant la réunion

• Comprendre les règles de base d’une réunion
• Échanges participatifs : quels sont les différents types de réunions ? Pour quelle finalité ?
• Méthode T.O.P
• Préparer un ordre du jour
• Exercice en binôme : identifier les objectifs d’une réunion, établir le T.O.P (thème, ordre du jour, objectif, plan)
• Exercice en groupe : durée idéale d’une réunion, nombre et profils des participants, documents nécessaires, support d’animation
• Cadrer une réunion
• Mises en situation : pratiquer les étapes clés de l’ouverture d’une réunion

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Communiquer en groupe – Pendant la réunion

• Définir et endosser le rôle et les fonctions de l’animateur
• Les quatre phases de la réunion
• Réflexion en groupe : définir les rôles et les fonctions de l’animateur
• Optimiser sa communication interpersonnelle
• Techniques et outils d’animation de réunion (tour de table, brainstorming, méthode des six chapeaux de Bono, etc.)
• Travaux pratiques : identifier les quatre phases de la réunion (contracter, collecter, construire et calibrer)
• Mises en situation : en sous-groupes, les participants jouent une phase de réunion en utilisant les fonctions de l’animateur dans la facilitation, la régulation des échanges et la production
• Identifier les différents types d’interaction et savoir s’y adapter
• Utiliser des outils d’animation pour favoriser les échanges

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Bien communiquer en réunion

• Développer son leadership d’animateur
• Réflexion collective : les techniques d’animation pour développer les synergies dans le groupe
• Techniques de questionnement et d’assertivité
• Techniques d’écoute active
• Exercice : s’entraîner à la communication efficace d’un message en réunion
• Communiquer un message : verbal, non verbal et paraverbal
• Jeux de rôle : s’exercer aux cinq niveaux d’écoute et aux techniques de questionnement
• Renforcer son écoute active
• Outil de planification des tâches de type Kanban
• Mises en situation : communiquer de manière assertive auprès d’un groupe et réguler les échanges
• Mind mapping
• Développer son assertivité
• Dépasser les obstacles relationnels et cognitifs
• Mises en situation : animer un tour de table, un brainstorming, un groupe de discussion ou un mind mapping

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Prendre la parole et conduire une réunion

• Entraînement : soigner son introduction et les éléments de langage, communiquer avec assertivité
• Maîtriser la prise de parole
• Techniques de gestion du stress
• Structurer sa pensée, ses idées
• Exercices pratiques : techniques de respiration et de relaxation pour mieux gérer son stress
• Adopter la bonne posture
• Mises en situation : improviser une prise de parole et gérer son stress face aux imprévus
• Mieux gérer le stress et ses conséquences
• Renforcer l’affirmation de soi pour anticiper les situations difficiles

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Conclure et assurer la continuité

• Maîtriser le temps
• Mises en situation : conclure une réunion, faire un tour de table et construire un plan d’action
• Techniques de rédaction d’un compte-rendu
• Exercice : rédiger un compte-rendu de réunion
• Savoir conclure
• Rédiger un compte-rendu efficace
• Définir le plan d’action pour assurer la continuité d’un projet

• Piloter les projets, programmes, opérations et portefeuilles en support des équipes concernées - Réf. ZPO

• Parcours certifiant Manager en prise de fonction - Réf. KMS